Sprievodca nákupom skartovačov Rexel
Prečo by som si mal/a kúpiť skartovačku?
Či už sa potrebujete zbaviť osobných dokumentov alebo informácií o klientoch, musíte vždy myslieť predovšetkým na ich ochranu. Tá je prvotným impulzom na nákup skartovačky. Veľa ľudí sa domnieva, že GDPR sa vzťahuje iba na údaje uložené v elektronickej podobe. Tak to ale nie je. Pravidlá tejto smernice platia aj pre tlačené dokumenty s údajmi o osobách z EÚ, a s tými je preto potrebné zaobchádzať obzvlášť opatrne.
Náš sprievodca pre firmy aj súkromných spotrebiteľov vám pomôže vybrať tú správnu skartovačku a ochrániť vás pred krádežou identity aj ďalšími podvodnými aktivitami, ktoré hrozia, pokiaľ sa citlivé údaje dostanú do nesprávnych rúk. Pozrite sa na možnosti, ktoré v rámci investície do ochrany údajov doma aj vo firme ponúkajú skartovačky Rexel.
Skartovačky pomáhajú:
- Chrániť vaše súkromné aj obchodné dôverné údaje
- Chrániť údaje o vašich klientoch a zákazníkoch
- Vyvarovať sa pokút a právnych krokov pri nedodržaní pravidiel GDPR
- Vyvarovať sa úniku dát a tým aj poškodeniu reputácie
Čo je možné skartovať?
Mnohí ľudia sa domnievajú, že skartovačky sú určené iba na likvidáciu jednotlivých listov papiera. Niektoré modely však dokážu spracovať aj dokumenty zošité zošívačkou či spojené kancelárskou sponkou alebo dokonca CD, kreditné karty a diskety.
Skartovačky pre firmy
Pokiaľ vaša firma investuje do skartovačky, budete môcť pokojne spať s vedomím, že bezpečne likvidujete citlivé osobné údaje a dodržiavate príslušné zákony.
Firmy bežne likvidujú nasledujúce dokumenty:
- Informácie o klientoch
- Informácie o cenovej politike a cenníky
- Údaje o tržbách
- Osobné údaje zamestnancov
- Údaje o záväzkoch a pohľadávkach
Otázky, ktoré si potrebujete zodpovedať, než kúpite skartovačku
Vďaka širokej škále dostupných modelov si skutočne môžete vybrať ten, ktorý vyhovuje vašim potrebám. Aby ste vybrali tú pravú skartovačku, nezabudnite najprv zvážiť nasledujúce informácie a odpovedať si na niekoľko otázok.
Akú úroveň zabezpečenia vybrať?
Než začnete uvažovať o type rezania, zvážte najprv, aký stupeň ochrany od skartovačky požadujete. Skartovačky Rexel sú rozdelené do kategórií podľa stupňa zabezpečenia podľa normy DIN 66399 uvedeného ako P-rating. Ten uvádza počet kúskov, na ktoré je dokument rozrezaný. Čím vyššia je hodnota P-ratingu, tým vyššia je úroveň zabezpečenia, pretože skartovačka dokument rozreže na viac častí. Zároveň, čím viac častí (resp. čím sú menšie), tým rastie aj počet skartovaných listov, ktoré sa zmestia do odpadového koša.
Mám si kúpiť ručné alebo automatický skartovač papiera?
Voľba automatického alebo ručného podávača skartovačky závisí od viacerých faktorov, najmä koľko času chcete alebo môžete skartovaním stráviť, ako rýchlo potrebujete skartovanie dokončiť a či zvolíte modernejší spôsob práce. A samozrejme, aký je bežný objem vašej skartácie. Prečítajte si ďalšie informácie, aby ste sa rozhodli čo najlepšie.
Skartovačky s automatickým podávaním
Skartovačky s automatickým podávaním (alebo krátko automatické skartovačky), umožňujú skartovanie veľkého objemu papiera naraz, namiesto postupného zdĺhavého vkladania jednotlivých listov. Hovoríme tomu aj skartovanie „hands free“, čo znamená, že môžete vložiť stoh papiera, odísť a venovať sa vašej bežnej práci. Automatická skartovačka vám uvoľní ruky. Naše skartovačky Rexel AutoFeed (s automatickým podávačom) ponúkajú 98% úsporu času oproti modelom s ručným podávaním a po určitej dobe používania tak generujú skutočné zvýšenie produktivity práce. Čas, ktorý by ste strávili postávaním pri skartovači, môžete venovať svojej bežnej agende.
.
Skartovanie s využitím automatického podávača
Pozrite sa, ako jednoduché je skartovať balík dokumentov s využitím patentovanej technológie Auto Feed.
Skartovače s manuálnym plnením
Skartovače s manuálnym plnením síce vyžadujú, aby ste do nich ručne vkladali dokumenty, avšak dokážu spracovať aj väčší objem hárkov naraz. I manuálne skartovače navyše využívajú najnovšiu technológiu proti zaseknutiu papiera a majú dlhý skartovací cyklus, takže sa nemusíte obávať núteného prerušenia skartovania.
Aký veľký skartovač potrebujem?
Ak budete skartovač potrebovať často, bude najskôr spracúvať veľké množstvo papiera – obzvlášť ak vyberiete model s vysokou kapacitou vkladaných hárkov. Ak viete, aké množstvo dokumentov budete zhruba skartovať, môžete sa vyhnúť častému vyprázdňovaniu koša a zvoliť skartovač, ktorý reže na malé kúsočky.
Aký veľký by mal byť kôš skartovača?
Skartovače sa vyberajú taktiež podľa objemu odpadového koša. Lepšie je sledovať kapacitu skartovaných hárkov v koši, než celkový objem koša v litroch. Všimnite si, že čím vyššie zabezpečenie, tým menšie čiastočky, a tým vyššia je kapacita skartovaných hárkov v koši.
Aké jednoduché je udržiavať skartovač?
Rovnako ako každé zariadenie poháňané motorom vyžaduje aj skartovač údržbu a starostlivosť. Jeho životnosť ľahko predĺžite, ak doň budete pravidelne vkladať mazací hárok. Ten sa stará o motor a čepele skartovača.
Modely niektorých kancelárskych skartovačov pre veľké množstvo používateľov majú funkciu automatického mazania. Nie je preto nutné vkladať do nich mazací hárok, pretože sa v prípade potreby samy premažú. Riadne premazávanie zaistí hladký chod skartovača a predíde bežným ťažkostiam, ako je zasekávanie papiera alebo nadmerná hlučnosť.
Skartovače Rexel na dokumenty A4 môžu skartovať papiere A3 preložené napoly. Dajte však pozor, koľko hárkov doň vkladáte – papier A3 preložený napoly predstavuje 2 hárky formátu A4.
Ak viete, že budete musieť pravidelne a vo veľkom množstve skartovať dokumenty formátu A3, odporúčame zvážiť kúpu manuálne plneného skartovača so širším otvorom.
Olejovacie listy pre skartovačky
Najjednoduchším spôsobom mazania skartovačky je skartovanie olejovacieho listu Rexel.